Workflow automation
Een geautomatiseerde reeks taken die start bij een gebeurtenis (trigger) en vervolgens stappen uitvoert (actions). Bijvoorbeeld: nieuwe lead → CRM → welkomstmail → calendar-uitnodiging.
Alle diensten
Procesautomatisering
Automatiseer het saaie. Mik op wat telt.
Te veel tijd kwijt aan herhalend werk? Wij bouwen slimme automatiseringen die jouw team uren per week teruggeven.
Begrip kort uitgelegd
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering vervangt repetitieve handelingen door slimme workflows. Van automatische e-mails na een aankoop tot AI-gedreven rapportages en data-stromen tussen tools. AIM ONLINE bouwt automatiseringen met Zapier, n8n, Make en custom Python/Node-scripts. Resultaat: jouw team houdt tijd over voor het werk dat verschil maakt.
Belangrijke begrippen.
Trigger
De gebeurtenis die een geautomatiseerde workflow start. Voorbeelden: formulier ingevuld, e-mail ontvangen, nieuwe rij in spreadsheet, betaling ontvangen.
API-integratie
Het automatisch laten communiceren van twee tools via hun Application Programming Interface (API). Maakt het mogelijk om data tussen systemen te laten stromen zonder handmatig overtypen.
AI agent
Een geautomatiseerd proces dat AI gebruikt om beslissingen te nemen of taken uit te voeren. Bijvoorbeeld: een agent die e-mails categoriseert, samenvattingen schrijft of leads kwalificeert.
No-code platform
Tools waarmee je workflows kunt bouwen zonder zelf te programmeren: Zapier, Make, n8n, Power Automate. Goed voor 80 procent van de automatiseringen.
Procesautomatisering uitbesteden
Procesautomatisering laten doen? Zo pakken wij het aan.
Wil je procesautomatisering laten doen zonder er zelf een studie van te maken, dan neem je een bureau in de arm dat eerst luistert en meet. Wij beginnen met een audit van jouw werkdag om de grootste tijdvreters te vinden. Welke tool erbij past, kiezen we daarna. Vervolgens bouwen we eerst een proof of concept, zodat je binnen een week ziet of het idee werkt voordat we het volledig uitbouwen.
Drie dingen maken het verschil: heldere prijzen vooraf, een audit die de juiste processen kiest, en een mens die de controle houdt. Alles is navolgbaar en op de factuur staan geen verrassingen.
01
Werkdag-audit
We brengen je huidige werkdag in kaart en zoeken de taken die tijd opvreten zonder waarde toe te voegen.
02
Proof of concept
Binnen een week een werkend voorbeeld, zodat je ziet wat het oplevert voordat we verder bouwen.
03
Uitbouwen
We koppelen je systemen, vangen de uitzonderingen af en laten een mens de beslissende stappen goedkeuren.
04
Onderhoud
Vanaf 50 tot 150 euro per maand per workflow houden we alles draaiend als een tool verandert. Exclusief btw.
Benieuwd wat het voor jouw processen kost? De volledige prijsopbouw staat in de veelgestelde vragen hieronder en in onze gids over procesautomatisering uitbesteden. Wil je liever direct sparren, plan dan een gesprek.
Voorbeelden
Dit kun je automatiseren.
Bijna elk terugkerend proces met duidelijke regels laat zich automatiseren. Dit zijn de klussen die het mkb het vaakst tijd kosten en die wij het eerst uit handen nemen.
Offertes en facturen
Van aanvraag naar concept-offerte, en van akkoord naar factuur in je boekhouding. Zonder overtypen.
E-mail en aanvragen
Inkomende berichten laten sorteren, samenvatten en doorzetten naar de juiste persoon of map.
Leadopvolging
Nieuwe lead naar je CRM, een welkomstmail eruit en een belafspraak ingepland. Meteen na binnenkomst.
Rapportages
Cijfers uit je tools bij elkaar in één helder maandoverzicht, automatisch klaargezet.
Voorraad en bestellingen
Voorraadstanden gelijk houden tussen shop, magazijn en leverancier, met een seintje bij een drempel.
Terugkerend AI-werk
Teksten voorbereiden, data opschonen of documenten samenvatten met een AI-agent, jij keurt goed.
Weet je niet welk proces het eerst aan de beurt is? Laat onze AI-consultant je werkdag scannen en de grootste tijdvreters aanwijzen.
Ons eigen product · prWize*
Wij automatiseren het offerteproces. Ook dat van onszelf.
prWize is onze eigen offertetool die van websitebezoekers klanten maakt. Op de site van een vakbedrijf loopt de bezoeker een korte configurator door, ziet meteen een richtprijs en laat een volledige aanvraag met opname-afspraak achter. Precies het stukje voorwerk dat anders in een kaal contactformulier verdwijnt, gebeurt nu vanzelf.
Voor het vakbedrijf betekent dat: elke aanvraag komt binnen met de klus, de antwoorden en de contactgegevens er al bij. Geen heen-en-weer om te achterhalen wat de klant precies wil, geen kansen die blijven liggen omdat een formulier te veel moeite was. Dat is procesautomatisering die je aan de omzet ziet.
Bekijk prWize Stap 01
Klus samenstellen
De bezoeker kiest wat hij nodig heeft. Een paar gerichte vragen in plaats van een leeg opmerkingenveld.
Stap 02
Richtprijs in beeld
De tool rekent direct een prijsbandbreedte uit. Altijd een richtprijs, nooit een vaste prijs, dus verwachtingen kloppen vooraf.
Stap 03
Aanvraag compleet
De klant plant een opname-afspraak en het vakbedrijf ontvangt een complete lead. Van klik naar klus, zonder tussenstappen.
Veelgestelde vragen · 011
Over procesautomatisering.
Wat is procesautomatisering precies?
Procesautomatisering vervangt repetitieve handmatige taken door geautomatiseerde workflows. Een eenvoudig voorbeeld: een lead vult een formulier in → krijgt automatisch een welkomstmail → wordt toegevoegd aan CRM → krijgt een belafspraak ingepland in Calendar. Wat normaal 10 minuten werk is, gebeurt nu vanzelf in 10 seconden.
Welke processen kun je het beste automatiseren?
Processen die (1) repetitief zijn, (2) duidelijke regels volgen en (3) tijd opvreten zonder waarde toe te voegen. Voorbeelden: lead-opvolging, factuurverwerking, rapportages genereren, social media posting, voorraadupdates, e-mailflows, data-overdracht tussen tools. Wij beginnen met een audit van je huidige werkdag om de grootste tijdvreters te vinden.
Wat kost het automatiseren van een proces?
Een eenvoudige automatisering (max 5 stappen, no-code tools): 750 tot 1.500 euro eenmalig. Een uitgebreide workflow met meerdere tools en logica: 2.500 tot 7.500 euro. Een AI-gedreven proces met custom code en monitoring: vanaf 7.500 euro. Onderhoud: 50 tot 150 euro per maand per workflow. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Hoe lang duurt het opzetten van een automatisering?
Eenvoudige no-code workflows: 1 tot 3 dagen. Complexere multi-tool workflows: 1 tot 3 weken. AI-gedreven processen met custom code: 3 tot 8 weken. Wij starten altijd met een proof of concept zodat je binnen een week ziet of het idee werkt voordat we het volledig uitbouwen.
Welke tools gebruiken jullie voor automatisering?
Voor no-code: Zapier (1500+ integraties), Make.com (visueel, flexibel) en n8n (zelf-hostbaar). Voor low-code: Airtable + scripts. Voor custom: Node.js, Python en serverless functions op Vercel of Cloudflare. Voor AI-integraties: OpenAI API, Claude API en lokale Ollama-installaties.
Werken jullie ook met AI in automatiseringen?
Ja, en steeds vaker. AI-agents kunnen e-mails categoriseren, leads kwalificeren, samenvattingen schrijven, content genereren, beslissingen ondersteunen en data analyseren. Wij bouwen AI-workflows met OpenAI GPT-4, Claude 3.5 of lokale modellen, afhankelijk van privacy-eisen en complexiteit.
Geven jullie ook AI-training aan ons team?
Ja. Met onze AI-training en de Company Brain-training komen we op locatie uitleggen wat AI-agents en agentic workflows voor jullie bedrijf kunnen betekenen, toegepast op jullie eigen bedrijfsstructuur. Een dagdeel kost 995 euro, een volledige trainingsdag 1.950 euro en een traject met vier weken begeleiding start bij 3.500 euro, exclusief btw. Wil je eerst advies over waar te beginnen, kijk dan bij onze AI-consultant.
Moet ik iets regelen voor de AI Act als ik alleen ChatGPT of een chatbot gebruik?
Ja. Sinds 2 februari 2025 geldt de AI-geletterdheidsplicht ook als je alleen kant-en-klare tools zoals ChatGPT gebruikt, en per 2 augustus 2026 komen daar transparantieverplichtingen bij, zo vat ActCheck de regels voor het mkb samen. Praktisch betekent dit: een AI-register, een AI-beleid, aantoonbare training en transparantie naar klanten. Het grootste deel overlapt met wat je voor de AVG al geregeld hebt. Wij helpen je dit werkbaar in te richten.
Waarom procesautomatisering laten doen in plaats van zelf regelen?
Zelf automatiseren kan, maar het kost je team tijd die het meestal niet heeft, en een interne developer aannemen is voor de meeste mkb-bedrijven te duur voor het aantal processen. Een bureau bouwt sneller, kent de valkuilen van koppelingen met je boekhouding, CRM of webshop, en levert iets op dat blijft werken als een tool verandert. Je koopt een werkend resultaat en bespaart je team de leercurve.
Blijft de mens in controle en is AI-automatisering veilig?
Ja. Wij zetten AI in als gereedschap, met een menselijke controle als poort: waar een beslissing telt, keurt een mens goed voordat er iets de deur uit gaat. We beginnen klein en met beperkte impact, loggen wat de automatisering doet, en houden gevoelige data waar die hoort. Zo krijg je de tijdwinst zonder een systeem dat ongemerkt fouten maakt.
Waar let ik op bij het kiezen van een automatiseringsbureau?
Vraag naar concrete voorbeelden en naar wie het werk doet. Let op of het bureau eerst luistert en meet in plaats van meteen één tool te pushen, of het ervaring heeft met koppelingen naar jouw systemen, en of het transparant is over prijs en onderhoud. Bij ons begint elk traject met een audit van je werkdag en een proof of concept, zodat je vooraf ziet wat het oplevert.
Klaar voor resultaat?
Vertel ons waar je naartoe wilt.
Wij richten de pijlen.
vrijblijvend reactie binnen 24u heldere prijzen