De juiste tools, goed gekoppeld.
Je webshop koppelen aan je boekhouding kost meestal 12 tot 25 euro per maand aan een kant-en-klare app bij de leverancier. Een maatwerkkoppeling is pas terecht bij afwijkende facturatie, bij voorraad uit meerdere bronnen of bij een pakket zonder bruikbare API. Herken je jezelf daar niet in, dan betaal je voor werk dat een plugin al doet.
Wat die drie situaties gemeen hebben: er is geen standaardweg die jouw geval kent, dus iemand moet er een bouwen. Zit je daarbuiten, dan doet een standaardapp van 12 tot 25 euro per maand precies hetzelfde als een koppeling van duizenden euro's. Hieronder staat per situatie waar het op vastloopt.
Elk bureau in deze markt verdient aan maatwerk, dus je hoort deze regel zelden hardop. De offertes die rondgaan voor een koppeling tussen webshop en ERP beginnen rond 3.000 euro voor één datastroom en lopen op tot 15.000 euro zodra orders, producten en voorraad twee kanten op moeten. Dat bedrag is verdedigbaar bij de juiste situatie en weggegooid bij de verkeerde.
De leverancier van zo'n app belooft vaak vijf minuten. Reken in de praktijk op een halve dag: je moet grootboekrekeningen kiezen, btw-tarieven per productgroep matchen en één testorder helemaal volgen tot in je boekhouding. Sla dat over en je ontdekt bij de kwartaalaangifte dat verzendkosten op de verkeerde rekening staan.
Verlegde btw, ICP-aangifte voor EU-klanten, prijsafspraken per klantgroep of een eigen factuurnummerreeks. Een standaardapp kent één manier en dat is zelden de jouwe.
Een webshop, een marktplaats en een kassa in de winkel die alle drie hetzelfde artikel verkopen. Zonder één systeem dat de voorraad bewaakt, verkoop je hem twee keer.
Oudere ERP's geven alleen een export of directe databasetoegang. Dan bouw je de brug zelf en zit je meteen in de hoogste prijsklasse.
Een koppeling bouwen die op een goede dag werkt, is een paar dagen werk. Het geld gaat op aan wat er gebeurt als het misgaat: een order die half doorkomt, een klant die zijn adres wijzigt nadat het pakket is aangemeld, een voorraad die onder nul zakt.
Vraag bij elke offerte wat er gebeurt als je boekhouding een minuut onbereikbaar is. Het goede antwoord is dat de order in een wachtrij blijft staan en het opnieuw probeert, met een melding aan jou als het na drie pogingen nog hangt. Het slechte antwoord is stilte, want dan zie je die order pas terug als de omzet in je boekhouding niet klopt met die in je shop.
Wij zetten daarom een logboek en een foutmelding op elke koppeling, hoe klein hij ook is. Bij ons is dat geen losse post; het zit in de bouwprijs van 750 tot 1.500 euro voor een eenvoudige koppeling. Zonder logboek merk je een verdwenen bestelling pas als je omzet in de boekhouding niet klopt met die in je shop, en dan zoek je terug in de tijd.
Exact, SnelStart en WooCommerce veranderen hun API's zonder jou te vragen. WooCommerce brengt meerdere keren per jaar een update uit en een plugin die daar niet in meegaat, valt stil. Reken dus op een bedrag per maand, ook als de bouw eenmalig is.
Bij een kant-en-klare app zit het technische onderhoud in het maandbedrag van de leverancier en heb je van ons geen onderhoudscontract nodig. Moet er na een wijziging opnieuw ingericht worden, bijvoorbeeld omdat je grootboekrekeningen of je btw-koppeling per productgroep opnieuw gezet moeten worden, dan gaat dat per uur en pas na jouw akkoord. Laat je iets op maat bouwen, dan rekenen wij 50 tot 150 euro per maand per workflow, afhankelijk van hoeveel systemen eraan hangen. Daar zit het bijwerken na een API-wijziging in, plus de controle of alles nog binnenkomt.
Het bouwen zelf en de bijbehorende tarieven staan op onze pagina over procesautomatisering. Deze pagina gaat over de vraag ervoor: moet die koppeling er wel komen.
Op een integratieprogramma van zes maanden met vier systemen tegelijk zeggen we nee. AIM is Merel en Geoffrey, en dat betekent dat we een koppeling van begin tot eind zelf bouwen en dat je weet wie je belt als er iets stilstaat. Voor een traject van die omvang heb je een partij nodig die daarop is ingericht.
We zeggen ook nee tegen maatwerk dat je niet nodig hebt. Val je buiten de drie situaties hierboven, dan zoeken we liever een app van 19 euro per maand voor je uit en richten we hem in één middag in.
Een half uur kennismaken om te bepalen of een koppeling zin heeft, kost niets. Wil je dat we een uur echt meekijken in je administratie en je shop voordat je iets afsluit, dan is dat 90 euro exclusief btw, en houd je de rest van je budget over voor je webshop zelf.
Een kant-en-klare koppeling kost 12 tot 25 euro per maand bij de leverancier. Laat je er een bouwen, dan is een eenvoudige koppeling bij ons 750 tot 1.500 euro exclusief btw, met logboek en foutmelding erin.
Onderhoud op een gebouwde koppeling is 50 tot 150 euro per maand per workflow. Zwaardere koppelingen met meerdere systemen offreren we volgens de tarieven op procesautomatisering, zodat die bedragen op één plek staan en niet uiteen gaan lopen. Los werk daarbuiten rekenen we tegen 90 euro per uur exclusief btw, en pas na jouw akkoord. Een half uur kennismaken kost niets; een uur meekijken in je administratie valt onder dat uurtarief.
Voor de meeste mkb-shops een kant-en-klare app uit de Exact-appstore. Die kosten 12 tot 25 euro per maand, afhankelijk van of je alleen facturen doorzet of ook producten en voorraad. Let bij het vergelijken vooral op wat er met creditfacturen en retouren gebeurt, want daar lopen ze het meest uiteen. Draai er een maand mee mee voordat je je oude werkwijze loslaat.
Bij een goede koppeling blijft die order in een wachtrij staan en probeert het systeem het opnieuw, met een melding aan jou als hij blijft hangen. Bij een goedkope koppeling verdwijnt hij zonder dat iemand het merkt. Vraag dit na bij elke leverancier en test het zelf: zet de koppeling bewust een uur uit, plaats een bestelling en kijk of hij daarna alsnog binnenkomt.
Installeren wel, dat is een kwestie van inloggen en toestemming geven. Het inrichten is het echte werk: grootboekrekeningen kiezen, btw-tarieven per productgroep matchen, verzend- en betaalkosten op de juiste rekening zetten en een testorder helemaal volgen. Reken op een halve dag als je je eigen boekhouding kent. Ken je die niet goed, laat je boekhouder dan meekijken bij de eerste inrichting.
Wij koppelen de software: je shop aan je voorraadsysteem of je boekhouding, en we automatiseren de stappen daartussen. De fysieke kant doen wij niet, want we hebben geen magazijn. Zoek je betere tarieven of een andere manier van picken en verzenden, dan help je een logistiek adviseur verder dan wij.
Vertel ons waar je naartoe wilt.
Wij richten de pijlen.